راهنمای مراحل خرید تجهیزات پایه و اصلی آزمایشگاه

راهنمای خرید تجهیزات

متخصصین فعال در زمینه پاراکلینیک برای انجام صحیح رسالت ملی و علمی خود بایستی علاوه بر دسترسی و مطالعه جدیدترین یافته های علمی و فنی، از کالا ها، تجهیزات و فرآورده های پزشکی و آزمایشگاهی که جهت خصوصیات خاص خود از پیچیده ترین و متکامل ترین مصنوعات به شمار می آیند، استفاده نمایند. بی شک بهره مندی و استفاده از اینگونه تجهیزات و فرآورده ها مطابق با بالاترین استانداردهای موجود نیازمند شناخت درست و صحیح مشخصات فنی و نکات برتر تکنیکی و علمی اینگونه تجهیزات و فرآورده هاست؛ امری که انجام آن به جهت شتاب فراوان و شدت تغییرات و پیشرفت برای یکایک متخصصان جامعه علمی و تشخیصی کشور علاوه بر صرف هزینه های فراوان ناممکن و ناشدنی بنظر می رسد.

مطالب ارائه شده در این مقاله که از انتشارات سازمان جهانی بهداشت می باشد، زوایای آشکار و پنهان بسیاری را در دید متخصصین علمی کشور قرار می دهد تا اساتید علمی کشور بتوانند به لحاظ نمودن جمیع شرایط فنی و ریالی انتخاب خود را انجام دهند و دسترسی به تجهیزاتی با بالاترین استانداردهای بین المللی یابند.


مراحل خرید یک وسیله

1- نیاز های خود را در نظر بگیرید

الف) یک آزمایشگاه جدید

  • برای فهم کامل امور مربوط به سلامتی مردم، نیازهای آن ها و آنچه که از عهده شما برمی آید مهم است.
  • با مسئولین محلی بحث و تبادل نظر داشته باشید.
  • فهرستی از بیماری های بومی شایع تهیه کنید. سپس برای هریک از بیماری ها، تست های آزمایشگاهی مربوطه را تعیین و روش های آزمایشی مناسب را انتخاب نمائید. در این مشورت با پزشکان و کارکنان تیم بهداشت جامعه که از تست های آزمایشگاهی استفاده خواهند کرد، بسیار ضروری است.
  • در مراقبت های بهداشتی اولیه، خدمات آزمایشگاهی باید متناسب، در دسترس و قابل اطمینان باشند.
  • تست های آزمایشگاهی باید ارزان، ساده، دقیق و انجام آن ها با وسایل و منابع محدود ممکن باشد.
  • هر کجا که نیاز مبرمی به مشارکت بیشتر در سطح جامعه وجود دارد، خدمات آزمایشگاهی سیار و قابل حمل را در نظر بگیرید.
  • در جستجوی وسیله ی جمع و جور و نسبتا سبک وزن باشید. قبل از هر چیز، وسایل ساده و اساسی با حداکثر کارایی را که تعمیر و نگهداری آن ها آسان است انتخاب کنید.
  • فهرستی از وسایل مورد نیاز آزمایشگاه تهیه کنید. برای تعیین آنچه که آزمایش به آن نیاز دارد، مشورت با کارکنان بالینی و سایر کسانی که از آزمایشگاه استفاده می کنند حائز اهمیت است.

توجه: انتخاب مهم ترین موارد موجود در فهرست وسایل مشکل است، پس با حذف موارد کم اهمیت و در نظر داشتن آنچه که کنار گذاشته اید، شروع کنید.

ب) در یک آزمایشگاه موجود

ممکن است تجهیزات موجود نیازمند موارد ذیل باشند:

– معرفی یک آزمایش جدید مثل یک کیت و ابزارهای قابل حمل برای آزمایش آب از نظر وجود باکتری

– تعویض وسایل کهنه و فرسوده، غیر کارآمد و نامناسب

– اصلاح روش انجام یک آزمایش موجود

2- منابع و شرایط را تجزیه و تحلیل کنید

– منابع مالی: دولت، مقامات محلی، افراد خیر

– تسهیلات: نیروی محرکه، آب، تخلیه و مصرف، محیط کار ایمن

– در دسترس بودن مواد اولیه در دسترس بودن معرف ها، مواد سوختنی و تجزیه شونده و غیره

– شرایط محیطی

– وسایل موجود: سازگاری، حالت و عملکرد

– نظارت / پشتیبانی از کارکنان آزمایشگاه

– خدمات نگهداری و تعمیر، در دسترس بودن قطعات یدکی

– حمل و نقل

– در دسترس بودن آموزش های فنی جهت استفاده از وسایل جدید

3- فراهم آوردن جزوات (بروشور) درباره وسایل

  • برای تولیدکنندگان، سازندگان و عوامل واسطه نامه بنویسید و درخواست جزوه (بروشور) درباره ی وسایل کنید.
  • به اطلاعات فنی و ویژگی های ارائه شده در جزوه (بروشور) توجه خاص نمایید. لازم است بدانید که این وسایل چه کاری را می توانند انجام دهند و چه کاری را نمی توانند.
  • نوشته های تبلیغاتی کارخانه های سازنده با مطالب موجه و عکس های زیبا، راهنمای خوبی در هنگام تصمیم گیری و تعیین نیازهای شما نیستند. چه بسا که کارخانه سازنده فقط به خصوصیات مطلوب دستگاه و نه به محدودیت های آن اشاره کند.
  • با دفتر مرکزی تهیه کنندگان مختلف تماس بگیرید و از هریک بخواهید تا اسامی مشتریانی را که وسایلی شبیه به آنچه شما در نظر گرفته اید خریده اند، در اختیارتان بگذارند. این مشتری ها را ملاقات کنید و از آن ها بپرسید که آیا از وسایل و خدمات پس از فروش راضی هستند و یا بالعکس، مشکلی داشته اند. با هر تهیه کننده ای که در ارائه اسامی مشتریان با بی میلی پاسخ می دهد، با احتیاط رفتار کنید.

۴- بدست آوردن یک راهنمای خریدار

حالا به اطلاعات جدید و به روز درباره وسایل نیاز دارید. با بررسی جزوات (بروشورهای کارخانه سازنده شروع کنید. به یاد داشته باشید که اطلاعات ارائه شده از طرف کارخانه سازنده ممکن است به محدودیت های وسیله اشاره ای نداشته باشد، مثلا میکروسکوپی که فاقد آینه است.

۵- تهیه فهرستی از ویژگی ها و یک پرسشنامه

یک برگه مربوط به ویژگی های وسایل، باید توسط آزمایشگاه تهیه و در زمان سفارش تعداد عمده ای از وسایل ارائه گردد. این کار خریدار را مطمئن می سازد که هزینه صرف شده به جا و منطقی است و اطلاعات کافی جهت خرید صحیح وجود دارد. به علاوه پرسشنامه ای جهت ارسال به تولید کننده تهیه کنید تا اطلاعات مربوط به محصول را با سوال به دست آورید.

۶- مظنه (قیمت) بگیرید.

با حداقل سه تولید کننده بمنظور انتخاب یکی از قیمت های رقابتی گفتگو کنید.

هریک از تولید کننده ها، مظنه ای را براساس اطلاعاتی که گرد آورده اید ارائه می دهد. به نمونه نامه شکل ۱-۴ فایل ضمیمه به عنوان یک راهنما مراجعه کنید.

۷- ارزیابی پیشنهادها

دقیق ترین کار، تعیین نیازها و احتیاجات شما و مشخص نمودن منابع آن ها و آسانترین کار ارزیابی پیشنهاد ها است. انتخاب خود را نه تنها بر اساس پایین ترین قیمت، بلکه با توجه به در دسترس بودن امکانات نگهداری، قطعات یدکی و غیره انجام دهید. در ادامه، در مثال مناقصه خرید یک میکروسکوپ، ارزیابی شامل موارد زیر خواهد بود:

    • قیمت خرید: قیمت خرید دقیقا شامل چه چیزی است؟ در این مرحله ممکن است مایل به کنار گذاشتن میکروسکوپ هایی که به وضوح خارج از محدوده قیمت مورد نظر شما هستند باشید. قیمت فوق به چه پول رایجی پیشنهاد شده است؟
    • نگهداری و ارائه تسهیلات:
    • آیا یک کتابچه راهنمای مصرف کننده که استاندارد و به زبان واضح نوشته شده باشد، وجود دارد؟
    • آیا کتابچه راهنمای مصرف کننده نحوه راه اندازی میکروسکوپ برای استفاده معمولی را شرح می دهد؟
    • آیا دستورالعمل هایی برای تعویض لامپ وجود دارد؟
    • چه نوع تسهیلات نگهداری و خدمات بطور منطقه ای، ملی یا بین المللی در دسترس است؟
    • آیا خدمات نگهداری توسط کارکنان آموزش دیده کارخانه سازنده انجام میگیرد، یا با مقاطعه کار قرارداد بسته شده است؟
    • مصرف کننده چه مقدار از نگهداری را می تواند انجام دهد؟
    • آیا دسترسی به آموزش وجود دارد؟
    • آیا قطعات یدکی در منطقه وجود دارد؟
    • دریافت یک قطعه تعویضی چه مدت طول می کشد؟
    • مقایسه های فنی: آیا وسیله دارای آینه و محل اتصال باتری است؟ چشمی ها، عدسی ها و دیافراگم ها را در نظر بگیرید.
    • نشان دادن محصول: نشان دادن یک میکروسکوپ پیش از خرید بسیار سخت است، استفاده از یک اسلاید مشابه برای اطمینان از شفافیت تصویر بهترین راه برای امتحان کردن وسیله است. قرار گرفتن کنترل کننده های فوکوس) تمرکز) و زاویه دید سر لوله دو چشمی باید مناسب و راحت باشد.
منحصر کردن انتخاب

پیشنهاد ها را با قرار دادن در مقابل ویژگی های مورد نظر مقایسه و ارزیابی کنید. برای آزمایشگاه بسیار مهم است که پیشنهاد ها را قبل از مدیری که ممکن است به قیمت یا بعضی جوانب دیگر توجه داشته باشد، ارزیابی کند. پیشنهاداتی را که با نیازهای فنی مشخصات شرح داده شده مطابقت ندارد، با پیشنهاداتی که اطلاعات درخواستی پرسشنامه مثل قیمت ارائه خدمات نگهداری و زمان تحویل کالا را بطور کامل پاسخ نداده اند، کنار بگذارید.

انتخاب نهایی بستگی به عواملی بیش از قبول قیمت اولیه بالاتر، مثل دسترسی به یک نمایندگی محلی دارد. پیشنهاداتی را که بیش از ۱۵-۱۰٪ و کمتر از حداکثر پیش بینی قیمت خرید است را مورد بررسی قرار دهید. شرایطی را که در نوشته های کوتاه و مختصر عنوان شده به دقت بخوانید؛ چرا که قیمت های پایین غالبأ نشان دهنده صرفه جویی های غیرقابل قبول در ویژگی های وسیله است.

8- انتخاب خود را انجام دهید

– تهیه کننده

وقتی که سعی در تصمیم گیری در مورد یک شرکت دارید، تا جایی که میتوانید تحقیق و تفحص نمایید. چقدر معتبر و قابل اطمینان است؟ چند سال در این زمینه کاری فعالیت داشته است؟ آیا در ارائه خدمات پس از فروش شهرت خوبی دارد؟ آیا ذخایر خوب و مناسبی از قطعات یدکی دارد؟ آیا شماره تلفنی برای ارائه خدمات دارد؟ آیا استانداردهای فنی را رعایت می کند؟

برای یک تصمیم گیری سریع، تحت فشار قرار نگیرید. در خرید چیزهایی که واقعا نمی خواهید، احساس ناچاری نکنید. چنانچه علاقمند هستید، جزئیات کتبی و قیمت را از فروشنده بگیرید و آن را با پیشنهادات سایر شرکت ها مقایسه کنید.

– خرید از طریق مظنه و قیمت گرفتن

ممکن است که مشکلات، از عدم تفاهم بین مشتری و تهیه کننده در زمینه پذیرش، قیمت، تحویل، نصب یا ضمانت ناشی شود. برای پرهیز از گیج شدن، مطمئن شوید که قراردادتان نوشته شده و جزئیات کامل و واضحی از اجناس، قیمت ها، تخفیف (اگر ارائه شده)، حق فسخ (اگر دارید)، ضمانت (چه مدت طول میکشد) و اینکه چه زمانی اجناس تحویل داده می شوند، در آن لحاظ شده است.

به یاد داشته باشید که در بعضی کشورها اصلاح و جبران بعضی اشتباهات با فروشنده جزء و نه کارخانه سازنده است. در مورد ضمانت های مصرف کننده در کشورتان بررسی های لازم را بعمل آورید.

9- تثبیت میزان دسترسی به منابع مالی

آیا موافقت مدیریت مؤسسه بهداشتی و درمانی منطقه و یا مراجع ذی صلاح دیگر را بدست آورده اید؟ تشریفات اداری ممکن است اولین مورد از موارد تأخیر در خرید باشد.

10- خرید

چه اطلاعاتی را باید در اختیار تهیه کننده یا کارخانه سازنده قرار داد؟

– شرح مختصری از هر مورد دادن شرح کاملی از هر مورد تا حدامکان ضروری است، چون تنها راه شناخت اطلاعات در هنگامی است که کاتالوگ و کتابچه راهنمائی وجود ندارد. در تقریبا تمام موارد، تهیه کننده نیاز دارد که بداند:

– آیا وسیله برای استفاده کلی در نظر گرفته شده یا مایل به کاربردهای خاصی هستید؟

– اندازه دستگاه

– دقت مورد نیاز

 -وسیله باید از جنس چه ماده ای باشد؟

– شرایط نیروی محرکه آیا یک کیفیت متداول (استاندارد) مورد نظر است یا نوع پیشرفته دستگاه ترجیح داده می شود؟

برای مثال، وقتی یک سانتریفوژ پیشنهاد می شود، برای کارخانه سازنده دانستن این مطلب که دستگاه برای آزمایشگاه عمومی در نظر گرفته شده با استفاده در درمانگاه مثلا آماده کردن نمونه های خون، مفید است. اگر به هیچ کاربردی اشاره نشده، شرح دقیق جزئیات آن مثل محدوده سرعت، اندازه لوله ها باید داده شود.

– مقادیر درخواست شده

مقادیر درخواست شده را دقیقا تعیین کنید، آیا یک عدد، یک بسته، یک جعبه یا یک دوجین است.

– شماره کتابچه راهنما (کاتالوگ)

تهیه کنندگان روی اهمیت وجود شماره کتابچه راهنما تاکید دارند. این شماره تهیه کننده را از تمام مشخصات الکتریکی وسیله مثل نیرو و ولتاژ مورد نیاز مطلع می سازد. وقتی کتابچه راهنمایی تهیه نشده، تهیه کننده به شرح و توصیف شما تکیه می کند. برای فراهم آوردن تمام جزئیات، همه سعی خود را به کار ببرید.

– دستورات شما برای ارسال کالا از طریق حمل و نقل هوایی یا دریایی

بعضی وسایل را میتوان بوسیله راه آهن با کامیون فرستاد، موارد کوچک را میتوان با بسته های پستی یا به وسیله پیک ارسال کرد. بعضی از مواد شیمیایی را باید از طریق حمل و نقل دریایی فرستاد. ممکن است ارسال تمام موارد از طریق دریا ارزان تر باشد. یک تحویل ساده کالا، معمولا مقرون به صرفه است. حدود ٪۲۰ بودجه تان را به بسته بندی، حمل ونقل و بیمه اختصاص دهید.

– ملاحظات عمومی

زمانی که وسیله برقی سفارش می دهید، جزئیات مربوط به فرکانس های ولتاژ محل را بیان کنید. وقتی یک ترازوی برقی سفارش داده شده، بهتر است منطقه جغرافیایی شما نیز قید شود. به علت تأثیر نیروهای کششی و جاذبه زمین، کارخانه سازنده باید ترازو را برای منطقه خاصی که در آن استفاده می شود، تنظیم کند. دریافت اطلاعات کافی از یک تهیه کننده یا کارخانه سازنده پیش از سفارش دادن، بسیار مهم و اساسی است. این اطلاعات باید شامل شرح کافی و مناسب از اجناس، اطلاعات مربوط به سفارش، قیمت های فعلی، زمان تقاضا شده تحویل کالا، جای مناسب، فهرستی از قطعات یدکی سفارش داده شده و جزئیات نصب، امکان نشان دادن وسیله، جزئیات مربوط به ضمانت و ترتیب ارائه خدمات باشد.

قبل از تصمیم گیری نهائی روی یک وسیله، فهرست نشانه گذاری (چک لیست) شکل 5 -1 ضمیمه را از اول تا آخر مرور کنید.

– تأخیرها

به سادگی ممکن است سفارش شما تأخیر داشته باشد چون به هنگام درخواست وسیله، اطلاعات کافی نداده اید. با دادن اطلاعات فراوان راجع به نیازهایتان مانع تأخیر شوید.

– بیعانه

وقتی بیعانه می گذارید، مطمئن شوید که جمله بیعانه قابل استرداد است نوشته شده باشد.

– قرارداد را پیش از امضاء به دقت بخوانید

اگر چیزی وجود دارد که متوجه آن نمی شوید، بخواهید که توضیح داده شود. اگر هرگونه شک و تردیدی دارید، بخصوص اگر فروشنده هرچیز اضافه ای را به شما قول می دهد یا چیزی متفاوت با آنچه که در قرارداد نوشته شده میگوید، قبل از متعهد نمودن خودتان مشورت کنید.

– زمان سفارش

آنچه را که مورد نیاز است، قیمت توافق شده و تاریخ مقرر شده تحویل کالا را به طور واضح و دقیق تعیین کنید. برای تهیه کنندگانی که پیشنهاد هایشان موفقیت آمیز نبوده نامه بنویسید.

منبع:

کتاب جامع تجهیزات آزمایشگاهی

دکتر حمیدرضا سقا و همکاران

تصاویر ضمیمه
مراحل خرید یک وسیله
نمونه پرسشنامه خرید